Het verwerken van facturen is een bezigheid die binnen veel organisaties nog handmatig gebeurd. Deze manier van factureren is een tijdrovend proces dat foutgevoelig is, omdat de facturen in veel gevallen minimaal twee keer moeten worden ingevuld. Vervolgens worden de facturen ter accordering aan financiële afdeling voorgelegd waarna ze verdwijnen in het archief. Ook dit neemt kostbare ruimte in beslag en kan ervoor zorgen dat facturen kwijtraken. In deze blog lees je hoe je het facturatieproces efficiënter kan laten verlopen door het uit te besteden aan derden.

Te veel facturen, te weinig tijd

Zodra een bedrijf groeit, stijgt ook het aantal inkomende facturen waardoor er steeds minder tijd overblijft voor de core business van de organisatie. Daarnaast is het verwerken van facturen voor velen een nogal geestdodende bezigheid waardoor ook de concentratie van de werknemers flink afneemt en de kans op fouten steeds groter wordt. Kortom, er is binnen dit proces veel winst te boeken.

Door de uitbesteding van de facturatie wordt het volledige proces van alle inkomende facturen geautomatiseerd, waardoor er meer tijd en energie overblijft. Door de tijd die vrijkomt bij het automatiseren van de factuurverwerking zijn werknemers in staat om hun tijd beter in te delen, waardoor de productiviteit omhooggaat. Op deze manier wordt er niet alleen tijd gewonnen maar wordt er ook geld bespaard.

De werking van automatische factuurverwerking

Het automatiseren van de facturatie is voor grotere organisaties voordeliger en van groter belang dan voor de kleinere organisaties. Automatische facturatie werkt zeer eenvoudig en is toepasbaar voor iedere organisatie, ongeacht het huidige financiële/ERP-systeem. Het proces start met de inkomende facturen die direct door middel van een beveiligde portal worden door gestuurd naar de organisatie die de automatische factuurverwerking op zich neemt.

Voor de kleinere bedrijven die in sommige gevallen nog werken met papieren facturen is het ook mogelijk om de facturen door te sturen door het plaatsen van een scanner op locatie. De inkomende facturen komen vervolgens binnen op de server en worden geïdentificeerd door speciale herkenningssoftware. Deze software herkent onder andere het BIC-nummer, IBAN-nummer, factuurnummer, de geadresseerde, de crediteur, de factuur- en vervaldatum etc.. Tot slot worden de facturen na sortering weer retour gestuurd en automatisch geïmporteerd in het boekhoudprogramma.

De voordelen op een rijtje

  • Tijdwinst
  • Kostenverlagend
  • Flink gereduceerd risico op fouten
  • Meer overzicht en controle
  • Up-to-date overzicht van factuurstatus
  • Geen facturen die kwijtraken

Lees verder in ons blog