We leven in het digitale tijdperk waarin de mogelijkheden groot zijn. Zo is het ook als het gaat om het digitaliseren van je archief. Het digitaal laten maken van je bedrijfsgevens, of andere gearchiveerde  informatie, brengt je verschillende voordelen. De voordelen van het archief digitaliseren nemen we hieronder met je door. 

Informatie snel opvraagbaar

Door het archief te digitaliseren, de informatie van een fysiek medium als een boek of microfilm over te zetten naar een digitaal niet fysiek medium als een database, is het mogelijk om informatie snel op te vragen. En niet alleen op een computer, maar op meerdere, wanneer je deze met elkaar verbindt in een netwerk. Dit heeft een aantal voordelen:

  • De werkprocessen in het bedrijf verlopen sneller, omdat medewerkers doorgaans niet meer naar een archief hoeven te lopen en documenten hoeven te pakken. Het nadeel daarvan is dat ze minder lopen, daarom is het verstandig om als werkgever hierop in te spelen door mogelijkheden om te bewegen aan te bieden, wellicht is een gym voor het bedrijf een idee
  • Het is veiliger om documenten gedigitaliseerd te hebben. Op deze manier loopt u niet het gevaar al uw gegevens kwijt te zijn bij een eventuele brand of overstroming in uw archief. Natuurlijk moet er dan wel een back-up gemaakt worden van de digitale gegevens, want ook een server kan crashen
  • De nieuwe wet die de privacy regelt in Europa stelt strenge eisen aan het bewaren van bedrijfsgegevens, bijvoorbeeld gegevens van klanten. Door je archief te digitaliseren is het mogelijk om direct te voldoen aan de eisen die de wet stelt. Zo riskeert je geen boetes
  • Ook wanneer je microfilms wilt laten scannen, zijn er voldoende opties om dit voordelig te doen. Je kunt de gehele collectie laten scannen, maar de microfilms ook in bewaring geven van het scanbedrijf en wanneer je iets wilt opvragen, het on demand laten scannen. Dat laatste scheelt behoorlijk wat geld
  • Heb je een grote verzameling van rolfilms en wil je graag met een groter publiek delen, dan is digitalisering een ideale optie

Conclusie

Met de komst van het digitale tijdperk is er veel mogelijk geworden op het gebied van archivering. Nog nooit was er zoveel informatie beschikbaar voor onderzoek en naslagwerk. Het digitaliseren van een archief is een goede stap om als bedrijf efficiënter te kunnen werken. De informatie in het archief is snel opvraagbaar door meerdere mensen in het bedrijf en dat scheelt tijd en geld.

Meer ontdekken?

Op onze site vind je tal van topics die gaan over nieuwe ontwikkelingen in het bedrijfsleven. Leer meer over onze partners en laat ons jou op de hoogte houden van het laatste nieuws.